Gặp gỡ team Magestore tại series 'Chân chất kể tất - Webinar #2: "How to build data warehouse by Hadoop ecosystem"
Đăng ký tham gia!

Working Remote ở Magestore

Khi các thành viên Magestore working remote, chúng mình đã thực hiện theo các nguyên tắc gì? Một vài nét đặc biệt trong văn hóa và đời sống của các team tự chủ tại Magestore.
Nội dung chính

Working remote hiện giờ đã trở thành một chế độ làm việc default tại Magestore.

Trong những ngày dịch bệnh Corona, chúng mình đã nhanh chóng chuyển hướng, ai về nhà nấy, cùng làm việc từ xa, để bảo đảm sự an toàn sức khỏe cho bản thân và chính gia đình mỗi người. 

Sau vài tháng triển khai đồng bộ toàn công ty work remote, dưới đây là những điều mà chúng mình đã và đang học hỏi, thực hành và chiêm nghiệm. 

Hãy đọc để về hành trình chuyển đổi từ điều kiện làm việc văn phòng sang làm việc từ xa của chúng mình nhé. 

Tuyên ngôn Remote - khởi đầu thiết lập tư duy work remote

Chúng mình đã bắt đầu tìm kiếm các mô hình work remote và phát hiện ra Gitlab, một công ty nổi tiếng với chế độ all-remote work, tức là tất cả nhân sự công ty đều làm việc từ xa. Tích cực thẩm thấu các best practices từ Gitlab và tìm ra những điểm hay có thể áp dụng tại Magestore. Hiện chúng mình đã liên tục phổ biến và truyền thông những nguyên tắc tương tự. Làm sao để các tuyên ngôn này đi vào đời sống, giúp các thành viên Magestore vận dụng, và thích nghi được với phong cách làm việc mới.. 

1. Flexible working hours over set working hours.

Bình thường Magestore có một khoảng thời gian đi làm cố định trên văn phòng từ 7h30am - 5h00pm. Nhưng khi làm remote thời gian này không có ai kiểm soát được hoàn toàn nữa.

Tuy nhiên, một số giờ họp bắt buộc thì các thành viên cần phải tham gia và hòa nhịp cùng team của mình.

Các team của chúng mình hiện đang thực hiện đều đặncác buổi họp hàng ngày Daily stand-up meeting, các buổi họp hàng tuần Sprint Planning, Sprint Review, Sprint Retrospective. Lịch sinh hoạt của công ty cũng được giữ vững với các buổi họp Monday motivation vào sáng thứ 2, và buổi All-hands meeting vào buổi sáng thứ 7 đầu tiên mỗi tháng.

Các thành viên Magestore trong một buổi họp online

2. Viết và ghi lại các tri thức hơn là giải thích bằng lời nói

Trong tình huống remote, chúng mình cũng cần thay đổi cách thức truyền đạt tri thức. Khi định giải thích việc gì ra, thì nên viết nó xuống rồi document lại đầu tiên. Điều này giúp tránh sai sót khi giải thích. Về lâu dài có thể gửi đến cho không chỉ một người mà còn nhiều người.

3. Viết lại các quy trình hơn là training trực tiếp on-job.

Bằng việc document lại mọi quy trình, khi có người mới đến hoặc một vị trí khác cần dùng tài liệu để thực hiện cùng, ta có thể gửi document này cho họ để tiết kiệm thời gian và không bị thiếu sót. Hơn nữa, có bản quy trình đã viết sẵn cũng là một sự chuẩn bị tốt trước khi bạn gọi video hoặc hướng dẫn người khác làm theo quy trình đó.

4. Mở quyền chỉnh sửa tài liệu cho tất cả mọi người hơn là quản lý chặt chẽ từ trên xuống dưới. 

Trước đây, ở Magestore, mọi người thường hay chia sẻ quyền truy cập và chỉnh sửa các file tài liệu trong nội bộ team. Hoặc chỉ đến mức mở quyền xem và bình luận cho toàn công ty. Nhưng giờ khi working remote, chúng mình bảo nhau nên thay đổi thói quen: Mở quyền chỉnh sửa cho tất cả mọi người trong công ty để họ có thể truy cập bất cứ lúc nào. Ngoài ra, họ có thể đóng góp ý tưởng và quan điểm giúp cải tiến các quy trình, tài liệu và công việc đó.

Hãy tin tưởng đồng đội của mình không sửa đổi nội dung có sẵn trong file khi chưa có sự đồng ý và chính mình cũng cam kết không thay đổi những nội dung đã có sẵn. Thay vào đó, hãy comment hoặc thêm vào.

5. Giao tiếp không đồng bộ hơn là giao tiếp đồng bộ

Khi giao tiếp online, rất khó để giao tiếp đồng bộ ngay lập tức với nhau. Thay vào đó, việc lưu lại những gì muốn truyền đạt rồi gửi tài liệu đó dưới các hình thức linh hoạt.

Ví dụ như bạn có thể quay lại video về việc hướng dẫn mọi người cách làm OKR. Rồi tài liệu đó sẽ được gửi đến mọi người thay cho việc truyền đạt trực tiếp và không được take note lại đầy đủ 100%.

6. Kết quả công việc hơn là thời gian bỏ ra cho công việc đó.

Nguyên tắc này giúp chúng mình chuyển dịch mindset sang tập trung vào kết quả của chúng ta hơn là tập trung vào số giờ làm việc. Những mục tiêu đội nhóm, những điều quan trọng trong quý, trong tháng là những thứ mà chúng mình quan tâm, chứ không phải là đong đếm thời gian làm việc của nhau từng li từng tí một.

7. Các kênh giao tiếp chính thống hơn là kênh giao tiếp không chính thống 

Ở Magestore, từ khi đổi sang chế độ làm remote, chúng mình đã có sự điều chỉnh các kênh giao tiếp trên workspace Slack. 

Thay vì giao tiếp nhỏ giọt với nhau qua các kênh giao tiếp riêng tư, các channel của team giờ đã được mở công khai để trở nên chính thức hơn. Từ đó ai cũng có thể ngó vào xem và cùng trò chuyện với những người khác trong channel, bởi khi làm remote việc nắm bắt được thông tin là rất quan trọng.

3 Remote Principles của Magestore 

Văn hóa của Magestore mang đậm màu sắc Agile, do đó những quy trình rườm rà phức tạp dầ được thay thế bởi các nguyên tắc. Chị Jasmine, CMO tại Magestore có chia sẻ: “Không phải không tồn tại quy trình, nhưng trước khi đi vào quy trình, chúng ta sẽ cùng thống nhất các nguyên tắc. Nguyên tắc là nền, là những giá trị ít khi thay đổi, còn quy trình có thể sẽ thay đổi tuỳ tình huống.”

Ngay khi bắt đầu chuyển sang working remote, chúng mình đã rục rịch soạn thảo ra 3 nguyên tắc quan trọng, phù hợp với nền văn hóa Agile mà Magestore đang gầy dựng, đồng thời vẫn đảm bảo thích nghi với hoàn cảnh tất cả ở xa nhau. 

Nguyên tắc 1. Minh bạch

Minh bạch được hiểu là mọi thông tin/tiến trình/tình trạng được chia sẻ một cách tự do thoải mái, chủ động cho mọi người trong team/ công ty, đảm bảo những người liên quan nắm được những thông tin quan trọng nhất.

Minh bạch là một trong 3 trụ cột chính của Scrum, vì vậy việc đảm bảo các sự kiện Scrum diễn ra đúng và hiệu quả là đóng góp lớn vào Nguyên tắc Minh bạch. 4 sự kiện Scrum: Daily, Planning, Review & Retro.

image
Minh bạch là một trong 3 trụ cột chính của Scrum

Minh bạch còn là việc thể hiện và chia sẻ những rủi ro đến kết quả công việc đủ sớm, không che giấu những thông tin có thể gây hại, hoặc đơn phương giữ lại thông tin quan trọng cho một mình cá nhân mình.

Nguyên tắc 2. Kỷ luật - Giữ vững kết nối

Khi hoạt động remote, chúng ta càng cần tuân thủ Kỷ luật. Kỷ luật trong việc lên kế hoạch, chia sẻ báo cáo, kỷ luật thời gian họp và kỷ luật deadline. Bước đơn giản nhất là thực hiện Daily thường xuyên không bỏ lỡ. Daily là cách để các thành viên trong team sau mỗi ngày làm việc liên tục đồng bộ và thay đổi nhanh nếu có sự thay đổi diễn ra.

Bản thân mình cũng thấy rất vui khi ngay sau 1 ngày cài đặt, mọi người đã tương tác trên Daily Report rất đầy đủ. Ngày hôm qua có 3 mem tham gia là mình, anh Mike & anh Steve, thì hôm nay cũng thấy có 13 người trong channel. Các Channel noti luôn được public và mọi người có thể join nếu muốn.

image

Thêm vào đó, giữ vững kết nối còn được hiểu theo đúng nghĩa đen là mỗi cá nhân tự chủ đảm bảo cơ sở vật chất cho bản thân mình để không bị tách biệt khi hoạt động cùng team.

  • Mạng nhanh, đảm bảo tốc độ đường truyền, có phương án 3G/4G thay thế.
  • Máy tính bảo trì thường xuyên, hoạt động ổn định
  • Có tai nghe và webcam đảm bảo hoạt động họp online thường xuyên.

Nguyên tắc 3. Tự chủ

Khi làm việc Remote, Magestore càng tin tưởng hơn nữa vào sự tự chủ và chủ động của mỗi cá nhân và team. Không có cơ chế kiểm soát gắt gao và đòi hỏi báo cáo liên tục, bản thân mỗi cá nhân đều đóng vai trò là một người “giữ cổng" cho hoạt động của team mình. Dũng cảm lên tiếng khi các quy định không được thực hiện đúng, công việc còn dang dở, hoặc khi các giá trị/nguyên tắc của công ty đề ra bị phá vỡ.

Sự tự chủ của team đi từ các cấp độ: Team tự đôn đốc và quản lý task của team mình; Team chủ động với các điều kiện hỗ trợ team hoạt động hiệu quả và các event/sự kiện/idea kết nối team trong thời kỳ làm việc remote, và level cao nhất là Team tự hoạch định được công việc của mình trong thời gian tới, chủ động đề xuất với công ty.

Thang đo sự tự chủ của Team được đề xuất bởi Richard Hackman (Havard)

Vận dụng các nguyên tắc này, chúng mình đã liên tục triển khai thực hành các cách thức làm việc mới và cải tiến hơn so với giai đoạn làm ở văn phòng. Từ trong chính công việc chuyên môn của mỗi người cho đến các sự kiện sinh hoạt ở công ty. 

Hình ảnh guideline thực hiện các sự kiện văn hóa chung của công ty - được viết trên forum tri thức nội bộ


Một số ứng dụng tại Magestore khi remote

Họp toàn công ty hàng tháng online

Ở Magestore, chúng mình có 1 buổi họp All-hands vào sáng thứ 7 đầu tiên của mỗi tháng. Đây là buổi họp mà các team sẽ chia sẻ kết quả làm việc trong tháng với các team khác. Đồng thời, mọi người sẽ cùng lắng nghe những cập nhật mới nhất từ ban lãnh đạo hoặc cập nhật về các quy trình, văn hóa mới sắp diễn ra. 

Sau một vài buổi họp online bỡ ngỡ ban đầu, anh CEO và mọi người đã cùng rút ra được 1 vài quy tắc tối thiểu giúp cho các buổi họp trở nên hiệu quả hơn. Liên tục thực hành, quan sát, và cải tiến, đó là những gì mà chúng mình đang làm khi tiếp cận với những thứ mới.

Thậm chí ở những buổi họp đầu, anh CEO đã rất sâu sát, nhanh chóng quan sát các buổi họp của các team để đưa ra góp ý cải tiến cho văn hóa họp online tại Magestore.

Feedback của anh CEO Magestore về văn hóa họp online


Rồi team Business Operation cũng tích cực tìm hiểu các tips hữu ích để chia sẻ guideline họp online hiệu quả tại đây. Hoặc các điểm đau khi tổ chức họp online để cùng học và thực hành. 

Giờ thì ở Magestore, ai cũng đã quen với các cuộc họp conference call như này rồi.

Dưới đây, xin chia sẻ thêm với các bạn 5 nguyên tắc chính về họp online Magestore đang phổ biến tới toàn công ty. 

1. Mỗi người cần hiện diện trong buổi họp

Chúng ta cần thấy bình đẳng và chủ động tham gia vào một buổi online meeting.

Hãy thẳng thắn chia sẻ ý kiến của mình và không nên quá bị động trong việc contribute vào buổi họp. Tuy nhiên cần lưu ý về các rules đã nhắc đến bên trên để buổi họp đạt hiệu quả cao nhất nhé

2. Trừ phi tất cả các thành viên ở trong cùng 1 căn phòng, không thì tất cả các cuộc họp đều chuyển lên online.

Nếu 1 thành viên không ngồi cùng với những người còn lại trong phòng, thì chúng ta sẽ đều tham gia vào video call trên tất cả các thiết bị, chứ không theo cách một người call còn lại những người khác ngồi cùng 1 chỗ để gọi nữa.

Hiện tại điều này có thể dễ dàng làm được vì hầu hết các thành viên đã làm remote.

3. Tắt mic khi không lên tiếng

Tắt mic đi khi không nói để những tiếng nhiễu, tiếng động không bị lọt vào khi người khác đang trình bày, khiến họ bị ảnh hưởng.

4. Mở màn hình video để kết nối với mọi người

Video nên được bật lên để kết nối với mọi người. Điều này sẽ tăng khả năng thấu hiểu được cảm xúc và thông tin của đồng nghiệp khi giao tiếp, bằng cách nhìn thấy khuôn mặt và khẩu miệng của họ.

Việc chào hỏi và gặp mặt nhau online cũng rất vui đó chứ

Bạn sẽ rất nhớ đồng nghiệp của mình và họ cũng sẽ nhớ bạn nếu như cả hai đều chỉ trò chuyện qua voice thôi.

Vì thế, hãy tạo điều kiện tốt nhất để có thể bật video khi communicate hoặc họp nhé

5. Tránh mở mic nói chuyện khi đang có nơi ồn ào

Cố gắng gọi ở những nơi yên tĩnh để có được một cuộc họp hiệu quả, không bị gián đoạn bởi những tác động không mong muốn bên ngoài.

Check-in cả công ty qua video call sáng thứ High

Sáng thứ 2 hàng tuần, chúng mình sẽ có 1 hoạt động tên là Monday Motivation, nơi tập trung tất cả mọi người để cùng chia sẻ và lắng nghe những câu chuyện thú vị của tuần trước đó và những dự định của tuần mới. 

Khi working remote, chúng mình đã điều chỉnh format của buổi Monday Motivation nhằm thắt chặt hơn kết nối giữa mọi người trong công ty:

Trong buổi này chúng mình đã có các phần trò chuyện, chia sẻ làm gia tăng tinh thần kết nối của mọi người trong công ty.

+ 30' check-in: Chia sẻ về những trải nghiệm làm remote, những hoạt động, sự kiện đáng nhớ của cá nhân các thành viên Magestore. 

+ 20' Show & Tell: Các team sẽ lần lượt chia sẻ về kết quả, sản phẩm team chuyển giao từ tuần trước và kế hoạch của tuần mới. 

+ 10' Sharing từ CEO về chính sách, hoặc kế hoạch mới của công ty với góc nhìn toàn cảnh. 

Trong video này, chúng mình sẽ giới thiệu tới các bạn phần Check-in, một phần trò chuyện 20' đầy hứng khởi và truyền năng lượng tích cực cho nhau vào sáng thứ 2 nhé.

Lập kế hoạch ngày giúp tăng sự cam kết trong công việc nhờ trợ lý Daily Report bot

Mỗi sáng đúng 7h, ai ở Magestore cũng sẽ được 1 em bot vào quan tâm nhắc việc lập to-do list, thiết lập ưu tiên công việc cho 1 ngày. Đến cuối ngày em bot ấy lại hỏi Hôm nay bạn đã hoàn thành việc gì?.

 Việc lập kế hoạch ngày được coi là rất quan trọng, vì như vậy sẽ giúp chúng mình có sự chuẩn bị tốt trước khi bước vào buổi họp Daily Meeting call video với team. Buổi họp 15’ daily meeting giờ trở nên nhanh gọn hơn vì không còn quên mất mình phải nói gì hoặc bị mất thời gian nhớ lại hôm qua mình đã làm gì. 

2 câu hỏi quen thuộc đối với bất cứ ai ở magestore

Sau đó, các câu trả lời cho 2 câu hỏi sẽ được đổ về 1 channel trên slack #noti-daily-report và hệ thống thông tin tập trung của magestore. Ai cũng có thể tham gia channel và nắm được tình hình và dòng chảy công việc đang dịch chuyển của các team khác. 

Nghe có vẻ phức tạp nhưng ứng dụng daily report này đang thực sự mang lại ý nghĩa cho Magestore, nhất là khi tất cả các thành viên đều ở xa nhau. Việc thực hành viết xuống mục tiêu ngày và reflect lại việc đã hoàn thành giúp cho tất cả các thành viên Magestore chú ý hơn đến việc lập kế hoạch đầu ngày và gia tăng tinh thần cam kết với những gì mình dự định thực hiện.

Gửi lời cảm ơn, ghi nhận lẫn nhau để toàn công ty cùng biết

Văn hóa kudos - gửi lời cảm ơn ghi nhận, ngợi khen lẫn nhau từ lâu đã là 1 nét văn hóa đẹp và được các thành viên Magestore yêu thích. Khi làm việc ở xa nhau, thì chúng mình thấy đây lại càng là một nét văn hóa cần được bồi đắp thêm. 

Cụ thể, mỗi người khi được ai đó giúp đỡ hoặc phát hiện thấy những hành động đẹp, thể hiện giá trị cốt lõi của công ty thì sẽ gửi đi 1 số điểm (5,10, 15 điểm) từ quỹ điểm của mình, kèm theo lời cảm ơn, trân trọng, gửi tới 1 đồng nghiệp khác. 

Lời cảm ơn này không chỉ giữ riêng cho 2 người ấy, mà còn được lan tỏa rộng khắp công ty nhờ vào công cụ Karma với những tấm thiệp động rất ngộ nghĩnh. Các tấm thiệp này được post lên 1 channel chung #kudos trên slack, giúp mọi người đều nhìn thấy hôm nay ai có hành động tốt, hôm nay có những tương tác nào thú vị và tích cực. Tinh thần lạc quan nhờ đó cũng được nhân lên tại Magestore.

Các lời cảm ơn trên channel #kudos được gửi đi hàng ngày


Các công cụ, nền tảng Magestore đang dùng để work remote

Là một công ty công nghệ, Magestore chúng mình cũng rất năng động trong việc tìm kiếm, thử nghiệm, phát triển các nền tảng, công cụ để hỗ trợ làm việc hiệu quả. 

Công cụ nào nhà chưa trồng được thì chúng mình cũng đi chợ và đánh giá lựa chọn cho phù hợp với văn hóa và phong cách làm việc của các team. 

Ở đây, chúng mình giới thiệu danh sách công cụ thiết yếu đã hỗ trợ chúng mình trong thời gian qua:

  1. Tin nhắn (instant chat): Slack
  2. Video chat: Zoom, Hangout, Slack
  3. Email: Gmail
  4. Lưu trữ file: Google drive
  5. Quản lý công việc, dự án: Gitlab, Trello, Google Sheet
  6. ERP - quản lý dữ liệu tập trung: Odoo
  7. CRM: Zoho
  8. Đặt lịch hẹn: Google Calendar
  9. Forum tri thức nội bộ: discourse
  10. Trợ lý ảo: Magon bot trên slack (bot do đội ngũ Magestore tự phát triển để tương tác với người dùng trên Slack)
  11. Ghi nhận và trân trọng: Karma bot (từ Slack app directory)
  12. Tổ chức Game phục vụ học tập: Mentimeter
  13. Record video: Soapbox

Kinh nghiệm Remote Work hiệu quả

Khi làm remote, bạn cần tiếp thu mindset gì cho bản thân? Hãy đọc bài viết để tìm ra các phương pháp làm việc online hiệu quả cho bản thân và đội nhóm của mình

Mindset Self-service và self-learning giúp nâng cao hiệu quả working remote

Về chung một nhà với Magestore

More Articles