(hay còn gọi là Sơ kết Sprint)
Mỗi Sprint kết thúc với buổi họp Sprint Review và Sprint Retrospective.
Trong khi Sprint Review tập trung vào sự thanh tra và thích nghi đối với sản phẩm thì Sprint Retrospective tập trung vào sự thanh tra và thích nghi của cả quá trình diễn ra một Sprint.
1 Sprint Review có lượng không quá 4 tiếng, đối với một Sprint kéo dài 4 tuần.
Đối với các Sprint ngắn hơn thì thời lượng cho buổi Sơ kết Sprint sẽ ngắn hơn.
Lý tưởng nhất là như sau:
Nhóm phát triển, Product Owner và Scrum Master là những thành phần bắt buộc tham gia Sơ kết Sprint. Ngoài ra, Product Owner có thể mời các bên liên quan (Stakeholders), người dùng và khách hàng tham gia.
Đội phát triển và các bên liên quan cần đồng ý cởi mở với nhau về tất cả công việc và cả các thách thức trong việc thực thi, triển khai công việc - theo Scrum Guide
Sự cộng tác giữa đội phát triển và người dùng/khách hàng/các bên liên quan sẽ giúp quá trình làm sản phẩm đỡ tốn kém, sản sinh ra tính năng rác/thừa. Đồng thời, trong quá trình cộng tác sâu sát với nhau, hai bên có thể hiểu nhau hơn, đi đến thống nhất về những tính năng và chất lượng của sản phẩm.
Có thể khi mời 1 số Stakeholders quan trọng, họ lấy lý do là không có thời gian tham gia buổi họp Sprint Review. Họ chỉ cần được email về cập nhật nhanh hoặc note của buổi họp.
Nhưng bạn cũng cần lưu ý, các stakeholders quan trọng nên tham gia vào đúng thời điểm. PO cần mời các stakeholders liên quan trực tiếp đến Sprint này hoặc Sprint tới. Lý do mà họ nên tham gia, tác động của họ tới sản phẩm tương lai cần được nêu rõ để họ sắp xếp thời gian cho buổi sơ kết Sprint. Khi họ vào đúng lúc, họ sẽ nhận được nhiều lợi ích và giá trị nhất của sản phẩm được chuyển giao.
Quan trọng nhất của buổi Sprint Review là đội phát triển tiếp nhận được góp ý cho sản phẩm mà họ đang xây dựng. Không chỉ là góp ý từ stakeholders, mà còn là từ chính các thành viên trong team. Khi trao đổi, tranh luận với nhau, cả đội sẽ điều chỉnh được Product Backlog để thích nghi với những góp ý, thay đổi về yêu cầu của khách hàng hay, thay đổi trên thị trường. Rồi cùng đồng thuận với nhau về những gì sẽ làm và hướng đi tiếp theo.
Scrum Guide đã nêu rất rõ một số hoạt động nên được diễn ra trong Sprint Review. Ở đây, chúng mình giới thiệu 1 template đầy đủ dựa trên Scrum Guide. Tuy nhiên lưu ý, có những phần không phải bắt buộc, bạn có thể tham khảo và điều chỉnh agenda cho phù hợp với team của bạn.
Bất cứ buổi họp nào cũng có thể có phần warm-up khởi động, làm nóng bầu không khí bằng một vài game thú vị từ 5-10 phút.
Chúng mình thường tham khảo 1 vài format warm- up game tại đây.
Product Owner mời được stakeholders, người dùng hoặc khách hàng thì sẽ là cơ hội rất tốt để họ dùng thử sản phẩm và đóng góp ngay feedback cho đội phát triển. Bước vào buổi họp, điều quan trọng là tất cả cần phải biết vị khách mời, người dùng hay khách hàng là ai và đến từ đâu và đóng vai trò gì (nếu 2 bên chưa biết nhau trước đó).
Các hạng mục công việc được lựa chọn trong Sprint đã được hoàn thành hay chưa, ở mức độ như thế nào. Đây là điều mà PO cần nắm rõ và tổng kết được.
Scrum Guide đã nêu rõ rằng tất cả cần minh bạch, chia sẻ với nhau về những thách thức gặp phải trong quá trình phát triển. Vì thế, ở đây đội phát triển có thể thẳng thắn nêu ra những trở ngại, khó khăn và cách giải quyết của họ để đi đến trạng thái hoàn thiện hoặc chưa hoàn thành các phần tăng trưởng của sản phẩm
Không chỉ demo, giới thiệu về tính năng, phần tăng trưởng của sản phẩm vừa mới hoàn thành, mà tốt hơn hết, đội nên cho người dùng trải nghiệm, dùng thử. Sau đó, đội và PO sẽ tiếp nhận, trả lời những câu hỏi, thu thập góp ý từ người dùng và các bên liên quan.
PO và cả team cùng nhìn về tiến trình thực hiện Product Backlog. Product Owner, các bên liên quan có thể chia sẻ về mục tiêu sản phẩm mong muốn được chuyển giao.
Đội phát triển cũng có góc nhìn của mình, họ cũng đưa ra ý kiến về cái gì nên làm tiếp, cái gì nên thay đổi hoặc điều chỉnh.
Sự trao đổi này giữa các bên sẽ mang lại những input giá trị cho Sprint Planning tiếp theo.
Dưới đây là 1 checklist để bạn check nhanh xem buổi Sprint Review có đang thực hiện được những hoạt động thiết yếu của Sprint Review không
Tại Magestore, hiện team nào cũng có hoạt động Sprint Review tuần. Sprint ở Magestore với thời lượng trong vỏn vẹn 1 tuần nên thường chiều thứ 6 là lúc các team chúng mình rục rịch vào phòng họp hết để thực hiện Review Sprint. Và timebox cho buổi họp Sprint Review này, trung bình là từ 30’ đến 1 tiếng đồng hồ, tùy team.
Chị Daisy - một thành viên kỳ cựu tại team Product của Magestore chia sẻ thêm về hoạt động Sprint Review: “ Sprint Review không nên bị xem nhẹ. Đây là lúc các vấn đề gặp phải trong tuần của team cần được nêu ra để mọi người hiểu góc nhìn của nhau. Biết được người này hài lòng điều gì, hay chưa hài lòng điều gì, để cùng nhau tìm ra kế hoạch hành động cho Sprint tiếp theo.”
Ở đây, chúng mình xin chia sẻ tới bạn đọc một số bài học mà các team đúc rút được sau một thời gian xoay vần với Sprint Review để tổ chức buổi họp này một cách hiệu quả.
Nếu team bạn có Scrum Master thì có thể người đó sẽ luôn gánh vai trò điều phối, và giữ cho cuộc họp diễn tiến đúng theo lịch trình. Nhưng nếu team bạn không chỉ định cụ thể một người làm Scrum Master thì các thành viên hoàn toàn có thể học kỹ năng điều phối để luân phiên nhau điều phối các hoạt động của buổi họp.
Việc có 1 cá nhân dẫn dắt tiến trình, và giữ cho mọi người không đi lạc đề, vượt quá xa ngoài phạm vi thảo luận sẽ giúp cho buổi họp của bạn tránh được tình huống bị cháy thời giờ. Hơn nữa, người điều phối thành thục còn có thể khuấy động tinh thần của các thành viên, điều chỉnh thời lượng cho phù hợp để ai cũng có khung thời gian được lên tiếng khi cần thiết.
Hai trong 5 giá trị của Scrum là cởi mở, và dũng cảm. Các sự kiện của Scrum được tổ chức cần thể hiện được các giá trị này qua các hành động, lời nói của người tham gia.
Các quan điểm, góc nhìn và cả cảm xúc của cá nhân từng thành viên đều nên được hoan nghênh và trân trọng.
Mọi người đều cần hiểu rằng kể cả những bất đồng, conflict cũng nên được đưa ra để khi bước vào phiên họp Retrospective, tất cả cùng thảo luận, tìm cách xử lý, tránh để những tình huống tương tự lặp lại trong tương lai.
Nếu sự bất đồng hạ hồi chưa phân giải được thì tùy team sẽ có cơ chế quyết định.
Ví dụ trong team sản phẩm của Magestore, chị Daisy chia sẻ, khi chưa có sự thống nhất trong quan điểm thì team chị sẽ đưa ra cơ chế vote quá bán, để tìm ra một phương án khả dĩ và được nhiều người ủng hộ nhất.
Ở trên chúng ta đã đề cập đến việc cần chuẩn bị kỹ các thông tin trước khi bước vào buổi Sprint Review, ví dụ như Product Backlog đã được refine, các insights, thay đổi từ thị trường, từ khách hàng.
Từ kinh nghiệm thực hành của các team tại Magestore, chúng mình khẳng định rằng có một sự chuẩn bị tốt về mặt thông tin cần thiết sẽ giúp buổi họp diễn ra nhanh chóng và có giá trị hơn đối với người tham gia.
Ở Magestore, đặc biệt là ở các team triển khai dự án cho khách hàng, chúng mình nhận thấy rất cần thiết phải có những bản tóm tắt về dự án của khách, mô tả các yêu cầu khách hàng đưa ra cùng với trạng thái của các yêu cầu này khi bước vào buổi họp Review. Đây là chia sẻ của chị Amber, hiện đang là Project Manager quản lý nhiều dự án của khách hàng.
Với đặc thù trong một Sprint team phải triển khai nhiều dự án, đến buổi Sprint Review, team nên đi rà soát theo hướng project, và nhìn tổng thể từng dự án mà team đặt trọng tâm trong tuần. Đến dự án nào, thì thành viên tham gia vào dự án ấy sẽ phụ trách tổng kết những User story đã chuyển giao được cho khách trong tuần.
Đồng thời, từ buổi Review này, team sẽ có những report tổng kết được gửi cho khách hàng để khách hàng nắm được tổng quan tiến độ của toàn dự án.
Tư duy số hóa, no data no talk chắc không còn xa lạ với bạn nữa. Nhưng không phải số gì cũng quan trọng. Việc định nghĩa được các chỉ số gì là cần chú tâm và theo dõi, đưa vào các buổi Review sẽ tùy thuộc vào tính chất công việc của các team.
“Ngoài những dashboard chung toàn công ty, team nên có cho mình những dashboard với bộ chỉ số sức khỏe của riêng team. Các dashboard này có thể do team tự thiết kế với view nhìn có ý nghĩa đối với riêng team, sẽ rất có ích để mang vào các buổi họp Sprint Review.” - chia sẻ từ chị Amber, PM hiện đang làm việc tại một team triển khai dự án tại Magestore
Định nghĩa được những bộ chỉ số này rồi thì đừng quên mang chúng vào trong các buổi họp Sprint Review để rút ra được những hành động tiếp theo cho đội nhóm nhé.
Các bạn có kinh nghiệm gì khi tổ chức họp Sprint Review? Hãy chia sẻ với chúng mình nhé.
.jpg)
.jpg)
