Gặp gỡ team Magestore tại series 'Chân chất kể tất - Webinar #8: "Cách làm Content Marketing bằng sự thấu hiểu B2B Buyer Journey"
Đăng ký tham gia!

Product Planning - Toàn dân làm product

Là một công ty làm sản phẩm, sản phẩm chính là trái tim của Magestore. Product Backlog là của tất cả chúng mình chứ không phải của 1 mình CEO hay Product Manager. Tinh thần “Toàn dân làm sản phẩm" thể hiện đậm nét qua buổi Product Planning để cùng đóng góp cho Product Backlog tại Magestore, bắt đầu chạy từ tháng 6 năm 2019.
Nội dung chính

Product Planning là gì?

Product Planning là một sự kiện diễn ra hàng quý tại Magestore nhằm sử dụng trí tuệ tập thể để đóng góp cho sản phẩm - trái tim chung của Magestore. Đầu ra của buổi Product Planning sẽ là Top Feature/Cải tiến của sản phẩm sẽ được ưu tiên trong thời gian tiếp theo. Đây là cách làm giàu cho Product Backlog của toàn công ty.

Tại Magestore, chúng mình gọi sự kiện này là “Toàn dân làm sản phẩm", thể hiện rõ tinh thần sản phẩm không phải của riêng ai, của CEO, của Product Manager hay chỉ của riêng team trực tiếp code sản phẩm. Với tính chất Internal Open Source, sản phẩm thì đóng source code nhưng từ bên trong với anh em phát triển, sản phẩm là mở, welcome mọi đóng góp của mọi người, kể cả từ những người không trực tiếp code sản phẩm. 

Product Planning thể hiện rõ sự dân chủ, minh bạch và tính cộng tác cao của mọi người vào sản phẩm chung của công ty. Ai cũng có cơ hội để đóng góp và để lại dấu ấn của mình vào sản phẩm của công ty, cho dù chỉ ở mức ý tưởng hoặc một vài ý kiến tối ưu nhỏ để sản phẩm dễ sử dụng hơn. 

Product Planning tại Magestore là sự kiện được học tập từ format Product Increment Planning hay còn gọi là PI Planning của Scaled Agile Framework được giới thiệu trên trang Scale Agile Framework. Cho dù format có một chút thay đổi cho phù hợp với mục tiêu, nhưng tinh thần chung, vẫn giống hệt như câu nói của Michael Kennedy từ Product Development for the Lean Enterprise.

Future product development tasks can’t be predetermined. Distribute planning and control to those who can understand and react to the end results.

Lợi ích của buổi Product Planning

Buổi Product Planning mang lại những ý nghĩa thiết thực như sau: 

  • Tăng cường trao đổi trực tiếp giữa các thành viên trong công ty, giúp mọi người thấu hiểu suy nghĩ, quan điểm của nhau về sản phẩm 
  • Giúp hoạt động phát triển sản phẩm không bị xa vời, trên mây mà gắn liền với mục tiêu kinh doanh, xu hướng lựa chọn của khách hàng và những định hướng sản phẩm trong thời gian tiếp theo. 
  • Xác định rõ sự phụ thuộc của các team lẫn nhau và từ đó giúp sự hợp tác liên team được tốt hơn 
  • Làm giàu cho Product Backlog, giúp Product Owner quyết định kế hoạch nhanh hơn bằng việc thấu hiểu và lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người 
  • Cổ vũ tinh thần tự chủ của anh em trong công ty, thích thú với sản phẩm vì tiếng nói của mình được tôn trọng và mình được nói ra điều mình suy nghĩ. 
product planning
Hình ảnh anh Alex - Product Manager giới thiệu ý nghĩa buổi Product Planning ngày 18/6

Ai tham gia Product Planning?

Product Planning là một sự kiện mở, không giới hạn các thành viên trong công ty tham gia, nhưng bắt buộc với nhóm Ra Quyết định của công ty và nhóm phát triển sản phẩm. Qua 2 lần tổ chức, Magestore đã ghi nhận sự nhiệt tình tham gia của tất cả các thành viên từ các team 

1. Team phát triển sản phẩm - trực tiếp code vào core của sản phẩm 

2. Team triển khai sản phẩm - giúp khách hàng cài đặt, configure và tiến hành các customization trên sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng. 

3. Team Business Consultant - giúp khách hàng lựa chọn được gói sản phẩm phù hợp với mục tiêu kinh doanh của mình 

4. Team thiết kế Solution cho sản phẩm - giúp khách hàng nhìn thấy rõ giải pháp Magestore sẽ thiết kế dành riêng cho khách hàng, dựa trên sản phẩm core có sẵn 

5. Team Marketing - giúp khách hàng hiểu được lợi ích của sản phẩm trước khi khách hàng mua hàng 

6. Team Business Operation - giúp các team khác trong công ty vận hành, phụ trách hình ảnh/brandname ở trong và ngoài công ty 

product backlog
Không riêng anh em, chị em Magestore cũng rất năng nổ tham gia Product Planning (18/6/2019)

Các cá nhân muốn tham gia sẽ đăng ký trước và lựa chọn khung giờ mình muốn tham gia chứ không phải tham gia toàn bộ vào sự kiện Product Planning. Có những người chỉ muốn tham gia Phiên Sáng để đóng góp ý kiến cho sản phẩm, còn Phiên Chiều - chi tiết bẻ task, user story của các tính năng được lựa chọn họ có thể không tham gia. Chi tiết buổi Product Planning sẽ được giới thiệu ngay sau đây. 

Tổ chức buổi Product Planning

Product Planning là một sự kiện lớn, liên quan đến nhiều thành viên trong công ty và cần sự chuẩn bị chu đáo. Vậy nên việc chuẩn bị cho sự kiện này cần thực hiện từ rất sớm (trước 3 tuần) Với mục tiêu để tất cả mọi người cùng tham gia được vào quá trình phát triển sản phẩm, buổi Product Planning thường được chia thành 2 phiên.

  • Phiên sáng: Trọng tâm là nắm được overview và lắng nghe các đề xuất của các thành viên trong công ty về sản phẩm 
  • Phiên chiều: Trọng tâm là làm chi tiết những lựa chọn đã được chốt trong phiên sáng, xác định tính khả thi và các team tự pick nhiệm vụ mà mình thấy thích thú. 
lịch product planning
Hình ảnh dự kiến Agenda của buổi Product Planning ngày 18/6/2019

Chi tiết các hạng mục trong Phiên sáng

Phần 1. Business & Customer Overview

1. CEO trình bày overview định hướng công ty & về sản phẩm

2. Đại diện Sales trình bày overview về khách hàng 

Tình hình bán như thế nào (Số liệu bán hàng), tỉ lệ bán cho các nhóm, solution hiện tại đang đáp ứng needs từ khách được bao nhiêu %, so với sản phẩm của đối thủ lợi thế cạnh tranh của mình được khách nhìn ra là gì 

PHẦN 2. Technical Overview

3. Đại diện team sản phẩm trình bày về những công nghệ quan trọng mà mình đang dùng trong sản phẩm hiện tại 

PHẦN 3. Top Requested Features/Improvement

4. Input cho việc phát triển sản phẩm đến từ nhu cầu khách hàng thực tế & mong muốn của Magestore đưa sản phẩm đến đâu.

Thống kê & Pitching Top 10 Feature mà khách hàng Request. Nên chia thành 2 nhóm khác nhau:

- Trên những thứ mình đã có: Là cải tiến, small improvement

- Trên những thứ mình chưa có, là new feature.

5. 10 phút Brainstorm để mọi người cùng suy nghĩ liệu có nên có thêm Feature gì không? & dành 10 phút pitching về các idea mới.

roadmap sản phẩm
Các team trình bày idea của mình vào giấy để trưng bày và nhận vote

Phần 4. Architecture Proposal

6. Input cho kiến trúc sản phẩm - có những idea nào về mặt kiến trúc giúp cho sản phẩm chạy tốt hơn, ổn định hơn, dễ dàng triển khai hơn, dễ customize hơn. Thực hiện Pitching các idea này.

7. 10 phút Brainstorm để mọi người cùng suy nghĩ liệu có nên có thêm Architecture improvement gì cho sản phẩm nữa không & dành 10 phút pitching về các idea mới.

Phần 5. Vote chọn

8. Dán tất cả những idea đã có lên tường & mọi người cùng chọn ra Top 10 Feature/Improvement để buổi chiều làm việc chi tiết hơn về solution

Chi tiết các hạng mục trong Phiên Chiều

Phần 1. Recall

1. Cho mọi người 5 phút đi 1 vòng và đọc lại các idea đã được select top 10 vào cuối phiên sáng

Phần 2. Chia team để làm solution

2. Mọi người tiến hành chia thành 2 team và lựa chọn idea để làm chi tiết tuỳ theo sở thích/sở trường/thế mạnh của mình 

3. Làm chi tiết solution - Trả lời những câu hỏi: 

- Cần nền tảng kỹ thuật gì

- Tư duy solution chi tiết

- Làm mất bao lâu (draft estimation)

Bước này thực hiện gần giống như cách chúng ta làm buổi Sprint Planning - phiên 2 - xác định HOW cho mục tiêu của Sprint. 

Hình ảnh một nhóm làm solution cùng sự giúp đỡ của các chuyên gia

Phần 3. Trình bày solution

4. Các team lên trình bày solution (có thể ko đến cả 10 solution) Trả lời câu hỏi Q&A. Mọi người cùng đóng góp cho solution

Phần 4. Vote sự tự tin

5. Sau khi trình bày, dán solution cùng idea lên tường. Thực hiện vote sự tự tin.

Chuẩn bị gì trước buổi Product Planning

Từ chi tiết tổ chức buổi Product Planning ở trên, các bạn sẽ thấy một khối lượng khổng lồ thông tin cần được chuẩn bị trước khi buổi này được diễn ra. 

1. Overview về mục tiêu, hướng đi, trọng tâm của sản phẩm 

Planning cho sản phẩm sẽ là vô nghĩa nếu không được tham chiếu lại với mục tiêu, hướng đi, trọng tâm của sản phẩm được xác định từ Chiến lược của công ty. Đây sẽ là lúc CEO nhắc lại về chiến lược sản phẩm của công ty mình, có thể đó là Chiến lược khác biệt về số lượng tính năng, có thể đó Chiến lược về giao diện và sự dễ dùng của sản phẩm, có thể đó là Chiến lược xây dựng sản phẩm installation hay SAAS. Chiến lược nào sẽ được lựa chọn thường được dựa trên 3 yếu tố: 

  • Điểm mạnh của công ty mình: từ kinh nghiệm trên thị trường, từ nền tảng công nghệ, số nhân viên hiện tại và con số được tuyển dụng trong tương lai 
  • Điểm cần của khách hàng: khách hàng đang cần sản phẩm của chúng ta giải quyết vấn đề gì, hãy xây ra một sản phẩm khách hàng cần chứ không phải một sản phẩm bạn có 
  • Điểm chưa có của đối thủ: hãy tập trung vào chiến lược có tính khác biệt, vì tính chất sản phẩm của chúng ta là công nghệ, chứ không phải là production - sản xuất số lượng lớn để cạnh tranh về chi phí. 

Thông thường một chiến lược tốt sẽ dựa vào điểm mạnh của công ty, điểm cần của khách hàng, và điểm chưa có (hoặc yếu) của đối thủ. Việc CEO trình bày lại hướng đi sẽ giúp mọi người cùng đưa ra tiêu chí lựa chọn và vote cho các feature được nhắc đến ở phần sau. 

2. Overview về tình hình khách hàng hiện tại 

Product Planning được tổ chức cho sản phẩm core của công ty, là sản phẩm đã được bán thực tế, và có chứa rất nhiều sự trải nghiệm của khách hàng trong suốt quá trình. Tư vấn bán hàng sẽ là nhóm đại diện cho khách hàng nói lên những con số thực tế, những mong muốn thầm kín về sản phẩm. Việc nắm bắt tình hình kinh doanh hiện tại sẽ giúp mọi người có thêm một chiều thông tin để phản biện các ý kiến, cũng như vote được công tâm hơn. 

product overview
Anh Steve - CEO Magestore chăm chú lắng nghe trình bày overview về khách hàng

3. Đóng góp tính năng mới/cải tiến sản phẩm/cải tiến công nghệ cho sản phẩm 

Sản phẩm nằm ở trung tâm và được rất nhiều bên cùng tương tác. Đó có thể là team sản phẩm với cương vị phát triển sản phẩm theo roadmap của công ty, đó có thể là team triển khai với cương vị đại diện cho công ty tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Đó có thể là team Tư vấn giải pháp với hàng trăm giờ trò chuyện và tâm sự với khách hàng để tìm kiếm giải pháp phù hợp, hay là team Marketing liên tục update những động thái của đối thủ trên thị trường và những nhu cầu online của khách hàng. 

Mỗi lần tương tác, bạn sẽ có thêm một ý kiến cho sản phẩm. Các ý kiến này có thể đã được tổng hợp hoặc được phân bổ rải rác. Vì vậy chúng ta cần tập hợp các ý tưởng, gom nhóm lại và phân chia thành các team để chuẩn bị cho nội dung present vào buổi Product Planning. 

Bí kíp tổ chức buổi Product Planning hiệu quả

Một sự kiện lớn có mặt rất nhiều các thành viên tham gia, kéo dài cả ngày, tức bạn đang sử dụng hàng chục ngày công để thực hiện việc này. Nếu buổi làm việc không hiệu quả, chúng mình sẽ không đạt được ý nghĩa cuối cùng của Product Planning là Toàn dân làm sản phẩm. Đâu là những bí kíp tổ chức các bạn cần lưu ý nếu muốn áp dụng, hoặc nếu bạn join Magestore và nằm trong nhóm tổ chức sự kiện này tiếp theo ;-) 

1. Cần chuẩn bị trước chứ ko phải đến buổi đó mới lập team nghĩ

Chính là những gì đã được trình bày ở ngay phần trên, về các nội dung thông tin cần được chuẩn bị trước cho buổi Product Planning. Chỉ cần thiếu 1 nội dung, sự kiện sẽ kém trọn vẹn. 

2. Ngay trong khi làm việc, cần có file log note idea, cải tiến liên tục cho sản phẩm

Việc thu thập các ý kiến cải tiến sản phẩm sẽ không phải đến lúc Product Planning mới làm. Backlog của các ý kiến này chính là những cải tiến hàng Sprint mà các bạn đã có trong team của mình, hoặc những file log note của khách hàng với mục đích đóng góp cho sản phẩm. Bạn sẽ thấy nếu chúng ta có thói quen làm thường xuyên, đến buổi Product Planning bạn sẽ rất dễ dàng trích xuất các dữ liệu và đóng góp, chứ không phải nghĩ lại từ đầu 

3. Chuẩn bị sticker cho Phần vote & Có file thống kê ý tưởng dễ tra cứu lúc vote

Cơ chế để lựa chọn top feature/improvement sẽ có trong sản phẩm hiện tại đang là Vote. Vì vậy làm thế nào để hàng chục con người cùng đóng góp ý kiến một cách khách quan, tiện lợi cũng là điểm các bạn cần lưu ý khi thực hiện hoạt động này. Chúng ta nên chuẩn bị sticker để dán vào những ý tưởng được treo lên. Bên cạnh đó, slide trình bày/nội dung thuyết trình về các feature hoặc cải tiến cho sản phẩm cần được cập nhật ngay lập tức để khi đến phiên Vote, mọi người có thể đọc lại nội dung và cân nhắc cho thật hợp lý. 

4. Thời gian làm chi tiết cần có người điều phối hoạt động cho hiệu quả. 

Hướng tới "HOW" - tận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết vấn đề phức tạp. Việc chi tiết có thể để làm sau, khi đến giai đoạn triển hai dự án build feature thực tế

Product Planning cũng không phải là một sự kiện diễn ra vô thời hạn. Bạn có một khung giờ cố định để thực hiện xong mục tiêu. Chính vì vậy ở Phiên làm việc chi tiết, chúng ta cũng cần những Scrum Master đóng góp để cả team chuyển giao được kết quả - là estimate cho các danh mục được lựa chọn và vote độ tự tin, để từ đó Product Owner sẽ có sự cân nhắc thật hợp tình hợp lý cho Product Backlog của toàn công ty. 

Điều cần làm trước khi kết thúc Product Planning

Một quý Product Planning mới được tổ chức một lần. Để tránh sự lãng quên sau 3 tháng, chúng ta nên thực hiện hoạt động sum up, review, retrospective ngay lập tức để rút kinh nghiệm: 

- Survey hỏi ý kiến người tham gia, có thể tổ chức Retro ngắn để đúc rút bài học. Ví dụ từ số đầu tiên tổ chức, Magestore đã nhận được feedback cần tổ chức 2 buổi Product Planning dành riêng cho Feature và dành riêng cho Công nghệ & Kiến trúc hạ tầng. Để chung vào 1 buổi bị loãng nội dung và không hiệu quả. Khi lựa chọn voting cũng không cùng một tiêu chí để đánh giá. 

- Từ những gì đã làm, đóng gói thành 1 format làm hoàn chỉnh, quý sau cứ thế mà áp dụng và cải tiến. Những cải tiến thu nạp được chúng ta dùng để sửa đổi format mẫu luôn, và sang lần sau cứ thế mà dùng. 

- PO cần nhìn lại kết quả một lần nữa để quyết định đâu sẽ là nội dung được cập nhật trong Product Backlog. Product Planning là một cách làm cực kỳ hiệu quả để xây dựng Product Backlog, tuy nhiên vai trò quyết định những gì được làm trong Product Backlog vẫn là của Product Owner, dựa trên sự đóng góp của mọi người. 

- Không quên gửi lời cảm ơn, kudos cho những ý tưởng mới lạ, đột phá hoặc hành động mới contribution cho sản phẩm. Đây sẽ là nguồn động viên để các bạn tiếp tục đóng góp trong thời gian tiếp theo. 

Đó là cách chúng mình làm giàu cho Product Backlog của Magestore hàng quý! Bạn yêu thích việc làm sản phẩm và mong muốn một môi trường tôn trọng ý kiến đóng góp, tạo cơ hội cho tất cả mọi người xây dựng sản phẩm thì hãy đến với Magestore nhé!

Về chung một nhà với Magestore

More Articles