Gặp gỡ team Magestore tại series 'Chân chất kể tất - Webinar #8: "Cách làm Content Marketing bằng sự thấu hiểu B2B Buyer Journey"
Đăng ký tham gia!

Daily Standup Meeting

Bài viết giúp bạn hiểu về daily standup meeting là gì? Làm thế nào để tổ chức buổi họp hàng ngày hiệu quả? Một vài kinh nghiệm hữu ích mà Magestore đúc kết được.
Daily stand-up meeting tưởng nhỏ mà có võ. Giữ nhịp tương tác giữa các thành viên trong team nhờ vào daily meeting sẽ giúp team bạn được tiếp thêm động lực làm việc mỗi ngày.
Nội dung chính

Daily stand up meeting là gì?

(hay còn gọi là daily scrum, daily huddle, morning roll-call)

  • Là buổi họp ngắn hàng ngày giữa các thành viên trong team, để cập nhật tình hình công việc của team.

Tổ chức daily stand up meeting như thế nào cho hiệu quả?

  • Cuộc gặp này thường được giới hạn trong timebox là 15 phút (tất nhiên có thể dài hơn nếu team bạn nhiều người). Nhìn chung nên giữ cho cuộc họp này ngắn nhất có thể (vì bạn biết đấy tên gọi của nó là họp đứng, càng họp ngắn gọn, bạn sẽ không phải đứng quá lâu để rồi mỏi chân đó mà). Mọi cuộc thảo luận chi tiết, chuyên sâu vào vấn đề giữa những người có liên quan nên để dành riêng vào lúc khác. 
  • Trong các cuộc họp daily meeting, các thành viên thường cùng nhìn vào bảng task board của team, để nắm được bức tranh chung. Đồng thời, mỗi thành viên sẽ cần trả lời 3 câu hỏi sau:
  1. Bạn đã làm gì ngày hôm qua?
  2. Bạn cam kết sẽ làm gì hôm nay?
  3. Cái gì đang cản trở bạn hoàn thành công việc?
  • Với daily stand up meeting, đơn thuần chỉ là cập nhật tình trạng/tiến độ của các task, và điểm tên các chướng ngại vật để cả team cùng biết và có hành động phối hợp sau đó. 
  • Ở cấp độ cá nhân, mỗi người nên chuẩn bị trước điều mình cần nói trước khi bước vào daily meeting để họp nhanh gọn và hiệu quả. 

Vì sao cần có daily stand up meeting?

Những lợi ích mà daily standup meeting kỳ vọng sẽ mang tới cho những người thực hiện: 

  • Các cuộc họp hàng ngày giúp tránh cho team rơi vào tình trạng thiếu vắng thông tin về tiến độ công việc. Thiếu sự minh bạch về tình hình công việc chung dẫn tới những hiểu nhầm, thiếu phối hợp kịp thời, cuối cùng dẫn đến sự chậm trễ trong việc chuyển giao sản phẩm, giá trị tới người dùng, khách hàng. 
  • Thường xuyên chia sẻ cập nhật giữa những người đồng đội sẽ tạo nên sự thống nhất, đồng điệu trong cách hành động của team hướng tới mục tiêu chung. 
  • Stand-up meeting, họp đứng thì thường ngắn hơn và hiệu quả hơn là họp ngồi. 

Những lỗi sai thường thấy khiến daily meeting kém hiệu quả.

  • Lỗi 1: Biến daily meeting thành buổi báo cáo cho sếp

Sai lầm thường gặp nhất là biến daily meeting thành 1 buổi báo cáo của các thành viên cho 1 người duy nhất (trưởng nhóm, manager hoặc Scrum Master). Cần phải hiểu rằng daily meeting, mọi người sẽ chia sẻ công việc với tiếng nói đủ to và dùng từ ngữ để cả team cùng nắm và hiểu được, chứ không phải chỉ có mỗi 1 người cấp trên cần hiểu. 

  • Lỗi 2: Họp không hồi kết

Họp daily mà kéo dài cả 30’ đến 1 tiếng, không thấy có hồi kết. 

Đó có thể là do team đang chưa điều phối hiệu quả. Không biết lúc nào cần dừng lại, và không nên đi sâu vào tiểu tiết trong các cuộc họp chia sẻ về tiến độ hàng ngày như daily meeting. 

  • Lỗi 3: Bỏ qua daily meeting

Một số người không thấy daily meeting có giá trị với họ hoặc rất ít giá trị, nên thường sẽ quên hoặc muốn bỏ nó đi. Nhưng cần phải nhấn mạnh lại giá trị của các cuộc họp ngắn hàng ngày là tăng cường sự tương tác giữa các thành viên trong team (đặc biệt là face-to-face), đồng thời tăng cường sự minh bạch thông tin và hợp tác giúp đỡ lẫn nhau trong teamwork. Đây là những giá trị mà Agile rất coi trọng. 

  • Lỗi 4: Ngần ngại nêu ra khó khăn của bản thân để team cùng biết

Trong các cuộc họp daily meeting, không về có vấn đề gì được nêu ra (no-problem meeting), mặc dù team chưa đạt đến đỉnh cao phong độ. Điều này có nghĩa là văn hóa trong doanh nghiệp đang có vấn đề. Mọi người đang ngần ngại và không thoải mái khi thảo luận, trao đổi về những khó khăn, trở ngại mà mình gặp phải với cả nhóm. 

Thực hành daily stand up tại Magestore

Khi làm việc tại văn phòng hay đang ở trong chế độ làm từ xa (working remote), các team ở Magestore đều thực hiện nghiêm túc và không bỏ lỡ nhịp của các buổi Daily meeting. Đây là một số kinh nghiệm mà chúng mình rút ra được.

Stand up meeting tại văn phòng

1. Chọn 1 giờ họp daily meeting phù hợp với thành viên của team.

Từng team tại Magestore sẽ có lịch họp daily stand up khác nhau. Một số team thích họp vào đầu giờ sáng, khi mới bắt đầu vào giờ làm, khoảng 8-8:30 sáng. Một số team có giờ vào làm muộn hơn thường đặt lịch họp vào buổi trưa hoặc đầu giờ chiều. Một số team lại chọn vào thời điểm cuối ngày (4h30 - 5h chiều) với sự biến thể các câu hỏi đi một chút (hôm nay bạn làm gì, ngày mai bạn làm gì, có gì đang vướng mắc). 

Giờ giấc họp lúc nào không quan trọng bằng việc tất cả các thành viên đều hiện diện, có mặt đầy đủ để tham gia chia sẻ cùng team. Điều này giúp cho mọi người đều có thể tương tác với nhau, hiểu về những thuận lợi cũng như khó khăn mà đồng đội mình đang gặp phải để cùng hỗ trợ khi cần thiết. Daily stand up meeting được Magestore coi là 1 chất xúc tác không thể thiếu trong việc nâng cao tinh thần làm việc và sự gắn kết của team, hướng tới những mục tiêu chung theo tuần.

2. Giới hạn thời gian họp daily meeting trong timebox

Daily meeting tại Magestore thường được các team cố định timebox trong khoảng 15’. Và luôn có thành viên chú ý để tránh mọi người đi vào chi tiết công việc. Nếu có những vấn đề khúc mắc cần xử lý, những người có liên quan sẽ hẹn nhau để tiếp tục nói chuyện và phối hợp sau khi daily meeting diễn ra. 

3. Đứng họp ngay tại chỗ làm việc của team

Đừng vào phòng họp. Chỉ có 15 phút và là họp đứng nên chúng mình thường chọn 1 khoảng trống ngay gần bàn làm việc của team. Nơi đó, chúng mình có thể để 1 tấm bảng task board. 

4. Tận dụng Daily Report Bot - trợ lý hỗ trợ lập kế hoạch ngày 

Bạn đã quen thuộc với sổ bút để lên kế hoạch cho bản thân? Ngoài sổ bút ra, ở Magestore bạn còn có thêm 1 em trợ lý tên là Daily Bot. Đầu ngày, em ấy sẽ đặt câu hỏi  Hôm nay bạn dự định làm gì? Cuối ngày em ấy lại trồi lên và hỏi: Hôm nay bạn đã hoàn thành việc gì?

Khi bạn có một em trợ lý nhắc nhở sớm hôm, bạn sẽ không còn bị quên mất phải lên kế hoạch ngày. Nhanh chóng “lắc não” và đưa bản thân vào mode lập to-do list, thiết lập ưu tiên công việc như vậy sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị tốt trước khi bước vào buổi họp Daily Meeting. Buổi họp 15’ này sẽ nhanh gọn lẹ vì bạn sẽ không còn quên mất mình phải nói gì hoặc bị mất thời gian nhớ lại hôm qua mình đã làm gì. 


5. Chia sẻ lần lượt theo vòng tròn hoặc random. 

Không biết ai sẽ là người nói trước trong daily meeting? 

Bạn có thể chọn người có mặt muộn nhất nói trước, rồi theo vòng tròn, mọi người lần lượt tiếp tục chia sẻ. 

Hoặc bạn cũng có thể sắm 1 đồ vật (ví dụ 1 con thú bông hoặc 1 quả bóng) gọi nó là taking piece, ai giữ vật này sẽ có quyền nói. Người nói xong trước sẽ truyền cho người sau tiếp tục nói.

6. Dẫn nhau qua bảng task board

Walk the board là phương pháp mà chúng mình thường dùng trong các buổi daily meeting. Các thành viên sẽ cùng nhìn vào bảng Kanban board, đi qua các task trong cột Weekly goal/To-do. 

Cùng khám phá 1 buổi họp Daily meeting của team Business Consultant qua video sau:


Tại Magestore, có team sẽ dùng 1 bảng trắng kẻ các cột thể hiện trạng thái To do, Doing, Done và để nó ở sát chỗ ngồi của team. Có team lại dùng công cụ online như trello board hoặc Gitlab board để chứa các task với các trạng thái To-do, Doing, Done, với các label xanh đỏ tím vàng thể hiện sự ưu tiên cao thấp khác nhau. Tùy vào tính chất công việc của team mà team đó sẽ tự cho sự lựa chọn công cụ phù hợp cho mình. 

Miễn là khi trực quan hóa như vậy thì chúng mình có thể dễ dàng quan sát dòng chảy công việc, giữ được sự lưu tâm đến các ưu tiên của tuần. Đồng thời, chúng mình cũng có thể xem tiến độ thực hiện các task là như thế nào, rồi kịp thời phát hiện các task sẽ có khả năng hoàn thành xong sớm và nhanh gọn, hoặc các task có khả năng cao bị trễ hạn trong 1 Sprint làm việc. 

Daily meeting khi làm remote

Khi trong chế độ làm việc ở nhà (work from home), bạn sẽ không thể tương tác trực tiếp với đồng đội của mình. Tại Magestore, chúng mình cũng linh hoạt thực hành 1 số phương pháp nhất định để giúp buổi họp daily stand up hàng ngày hiệu quả hơn. 

1. Giữ nhịp các buổi daily meeting call hàng ngày và selfie

Không có mặt tại văn phòng nữa không có nghĩa là không giữ nhịp các buổi họp 15’ hàng ngày. Các team ở Magestore liên tục giữ nhịp hẹn hò, với 1 khung giờ cố định hàng ngày để gọi điện video cho nhau.

Tất cả lịch hẹn hò online này đều được public lên calendar chung của toàn công ty để ai cũng nắm được giờ này team nào đang có lịch họp, giúp tránh được sự chồng chéo trong lịch hẹn hò meeting với nhau. 


 Sau khi Daily meeting online, thì các team còn selfie và gửi hình cả team đến slack channel chung. Đây coi như là màn check-in chào buổi sáng, giúp cho các team khác biết được là team bạn vẫn đang làm việc tích cực và hòa vào nhịp độ làm việc chung của toàn công ty.

 


2. Chia sẻ kế hoạch ngày với toàn công ty trên slack qua Daily Report bot

Khi bước vào chế độ làm việc remote toàn công ty, ngoài các buổi daily call online thay cho họp đứng trực tiếp, các team ở Magestore còn đang tích cực giữ nhịp trả lời các câu hỏi của Daily Meeting qua em Daily Report bot trên slack.

Tại Magestore, một ngày, bạn sẽ được em bot trợ lý quan tâm và hỏi 2 câu hỏi: Hôm nay bạn cam kết sẽ làm gì? Và Hôm nay bạn đã hoàn thành việc gì?


Tất cả các câu trả lời của bạn cho 2 câu hỏi trên sẽ được đổ về 1 channel trên slack #noti-daily-report và hệ thống thông tin tập trung của magestore. Ai cũng có thể tham gia channel và nắm được tình hình và dòng chảy công việc đang dịch chuyển của các team khác. 

Nghe có vẻ phức tạp nhưng việc này thực sự mang lại ý nghĩa cho chúng mình, nhất là khi tất cả các thành viên đều ở xa nhau. Việc thực hành viết xuống mục tiêu ngày và reflect lại việc đã hoàn thành giúp cho tất cả các thành viên Magestore chú ý hơn đến việc lập kế hoạch đầu ngày và gia tăng tinh thần cam kết với những gì mình dự định thực hiện.

Nhờ có những thực hành giữ nhịp như daily stand up meeting hàng ngày hay các cuộc họp Sprint Planning, Sprint Review, Retrospective hàng tuần, Planning quý,…. mà ở Magestore, dòng chảy công việc dù làm ở văn phòng hay ở nhà đều vẫn diễn tiến và đều đặn dịch chuyển hướng tới những mục tiêu của team theo tuần, theo tháng, và quý. 


Về chung một nhà với Magestore

More Articles