Gặp gỡ team Magestore tại series 'Chân chất kể tất - Webinar #8: "Cách làm Content Marketing bằng sự thấu hiểu B2B Buyer Journey"
Đăng ký tham gia!

Coffee Chat - Thân nhau thời Remote

Cách chúng mình xây dựng mối quan hệ & thân nhau hơn khi work remote
Nội dung chính

Magestore bắt đầu chặng đường Remote của mình một cách chính thức từ tháng 5/2020. Remote không phải là tình huống tạm thời, mà là sự lựa chọn của chúng mình cho chặng đường phát triển tiếp theo của Magestore. Chặng đường này cực kỳ nhiều thử thách, khó khăn và cũng có rất nhiều khám phá. Bên cạnh câu chuyện team kết nối với nhau để làm việc, đảm bảo hiệu suất không giảm, mà có phần tăng so với trước đây thì việc xây dựng mối quan hệ và vun đắp cho các giá trị văn hoá của Magestore cũng là một thách thức khi chúng mình xa nhau. Vui vẻ, một trong sáu giá trị cốt lõi của Magestore sẽ được bồi đắp như thế nào khi chúng mình thiếu đi sự tương tác hàng ngày tại một văn phòng quen thuộc.

Nền móng cho tình bạn là từ những mẩu tán gẫu

"Mùi gì thơm thế nhỉ?"

"Hình như chị Daisy hôm nay nấu chè mang đến công ty thì phải?"

"Ôi, sắp lấy chồng có khác, chị Daisy ngày càng đảm ấy. Ai lấy chị Daisy thật là thích đấy"

(mỗi người mang một cốc ra bàn ăn vào giờ break để lấy chè và húp sùm sụp) 

Đấy là một trong hàng vạn câu chuỵện nhỏ nhỏ diễn ra ở văn phòng khi chúng mình còn làm việc cạnh nhau. Việc xây dựng mối quan hệ thân thiết dựa trên sự thấu hiểu của 2 bên, mà chắc chắn sự thấu hiểu này sẽ được kích hoạt từ những trò chuyện trong không gian cùng làm việc. Từ chuyện A, sang chuyện B, từ chuyện B sang tâm sự kiểu C, rồi đi chơi với nhau kiểu D, rồi thân với nhau kiểu E và F. Đó là một tiến trình phát triển của mối quan hệ. 

Việc có những bạn bè cùng gu, hợp cạ cũng là một trong những lí do để mọi người gắn kết hơn với tổ chức và với công việc. Trong một nghiên cứu của mình, công ty tư vấn GallUp đã chỉ ra một người có bạn thân tại  nơi làm việc sẽ gắn kết hơn 7 lần so với những người khác. 

“Those who [have a best friend at work] are seven times as likely to be engaged in their jobs, are better at engaging customers, produce higher quality work, have higher well-being, and are less likely to get injured on the job.

Tại sao tán gẫu lại là một việc quan trọng và cần có kế hoạch? 

Qua 2 tháng đầu làm việc Remote, chúng mình nhận ra rằng ngoài hoạt động Company Meeting, Monday Motivation, và các cuộc họp team theo Scrum, gần như mọi người trong công ty không có những trao đổi khác với nhau nữa. 100% thời gian là công việc, và những người ở khác team sẽ rất ít có cơ hội giao lưu làm quen với nhau. Một tổ chức mạnh là một tổ chức kết nối, chứ không phải là 7 team riêng biệt làm việc mỗi người ở một vùng lãnh thổ riêng. 

Gitlab, trong chia sẻ về chiến lược Communication khi work remote cũng có một khẳng định: 

“For all-remote companies, leaders should not expect informal communication to happen naturally. Leaders should organize informal communication, and to whatever degree possible, design an atmosphere where team members all over the globe feel comfortable reaching out to anyone to converse about topics unrelated to work” 

Trong công ty làm việc remote, những người lãnh đạo không nên hy vọng những câu chuyện phiếm/tán gẫu sẽ được xảy ra một cách tự nhiên. Họ cần có hành động để sắp xếp và tạo ra điều này, cho dù ở mức độ  như thế nào, hướng tới một không khí làm việc mà ở đó mọi thành viên đều cảm thấy rất thoải mái để tiếp cận với một người khác trao đổi về những chủ đề không liên quan đến công việc.

Dành thời gian để tán gẫu với nhau

Một tuần một lần chúng mình sẽ gặp nhau cả công ty vào tiết mục Monday Motivation lúc 10h30 sáng thứ 2 hàng tuần. Dự kiến chương trình kéo dài 1 tiếng với phần Show & Tell kết quả và định hướng công việc của team. Nhưng chưa bao giờ, chương trình thiếu đi màn Check in khởi động chia sẻ những câu chuyện nhỏ xinh cuộc sống của mọi người. 

Chúng ta có thể coi chuyện phiếm (small talks) là những màn dạo đầu cuả những buổi họp giúp mọi người kết nối dễ dàng hơn, tăng hiệu suất công việc.

Không chỉ xen kẽ trong các buổi họp chính, chúng mình còn có thời gian dành cho Coffee Chat - một hình thức kết nối 1-1 giữa 2 người bất kỳ trong công ty để có khoảng 30 phút sharing đời sống, hỏi thăm và tìm hiểu về nhau. 

Coffee Chat - Triển khai với tool Donut và cảm nhận từ Magestorer 

Công việc Remote không hạn chế những người bạn kết nối và mời nhau ly cafe hay ăn trưa nhanh, tuy nhiên vì tình hình Covid căng thẳng, nên hoạt động Coffee Chat của Magestore vẫn đang được diễn ra online để đảm bảo sự an toàn. Thay vì một tách cafe tại The Coffee House gần nhà, giờ chúng mình chuyển qua online để trò chuyện. 

Donut là tool hỗ trợ được chúng mình sử dụng và tích hợp vào Slack trong channel chính của công ty. Với gần 50 thành viên, một tuần bạn Bot Donut sẽ tự sắp xếp/gán ghép cho 25 conversation trong công ty. 

Bằng cách tạo DM (Direct message) trong Slack, Donut tool sẽ giúp mọi người đặt lịch để trò chuyện, chọn câu hỏi để bắt đầu cuộc trao đổi và ghi nhận bạn đã thực hiện donut với người được ghép với bạn chưa. 

Ví dụ một dashboard cá nhân, với tỉ lệ hoàn thành 64%, đã gặp được khoảng 43% cư dân Magestore trong 16 buổi Donut của mình. 

Những người join donut thì thấy sao? Là những khám phá cực thú vị về những người bạn quanh mình, sharing bởi Amber, Vinnie và Luna nhé! 

Nói gì trong Coffee Chat 

Coffee Chat luôn đợi 1 người kick off conversation trước, và trong trường hợp này, điều làm chúng mình ngạc nhiên là đã có những bạn developers kick off cuộc trò chuyện trước. Thật tuyệt, ai cũng nghĩ developer sẽ ít tiếp xúc & trò chuyện hẳn Donut sẽ lạ lẫm và không hiệu quả. Nhưng chúng mình đã có những bạn developer mở đầu trước. 

Nếu 2 người chưa nói chuyện với nhau bao giờ, chúng mình có thể sử dụng 1 số công cụ giúp làm quen như: 

Tuy nhiên cũng không ít bạn gặp khó khăn trong việc duy trì 30 phút talk và tìm hiểu nhau qua Donut. Một điểm lợi của Donut là dựa trên thuật toán AI phân tích tính thường xuyên & liên quan của 2 ID trong Slack, Donut sẽ bắt cặp bạn với một người bất kỳ (mà bạn sẽ không biết trước), thường là người ít có cơ hội mình trò chuyện. Đó lại là điểm rất hay của Coffee Chat khi work Remote. Vì nếu ở văn phòng, có thể bạn sẽ ít khi bắt cặp và trò chuyện với 1 bạn khác team mà chưa nói chuyện bao giờ. Điểm mấu chốt để mở ra cánh cửa của cả 2 phía, đó là một sự tò mò khám phá & vui vẻ kết nối thực tâm từ bản thân mình, tới người đồng nghiệp trong cùng công ty với mình. Nếu chỉ qua loa chuyện cho hết 30 phút, thì Coffee Chat sẽ không bao giờ có được ý nghĩa thực sự của mình.

Các bạn đã work Remote chưa? Nếu có, các bạn đang dùng những cách nào để kết nối mọi người? Hãy cùng chia sẻ thêm với Magestore Career nhé!

Về chung một nhà với Magestore

More Articles